Une procédure de recouvrement amiable humaine et efficace
Notre approche repose sur un engagement clair : respecter les intérêts de nos clients créanciers tout en tenant compte de ceux de leurs débiteurs. À chaque étape, nous privilégions une communication transparente et bienveillante, pour favoriser des solutions constructives et durables.
Nous appliquons rigoureusement la loi de mai 2023 relative au recouvrement amiable, conçue pour rétablir l’équilibre entre les consommateurs et les entreprises en matière de recouvrement de dettes. Notre stratégie repose sur le règlement amiable, privilégiant une voie économique et humaine pour le débiteur, l'élaboration de plans d’apurement raisonnables, adaptés à chaque situation individuelle et une évaluation rapide et précise de la solvabilité grâce à des outils avancés de scoring.
Dès la réception de plus de 5 dossiers (pour un même client), notre outil de scoring intelligent s’active. Nous procédons à l’importation des fichiers dans notre système interne, alimenté par une base de données riche de près de 1,2 million de profils.
Ouverture du dossier et envoi de la mise en demeure
Dès réception de la créance, nous procédons à l’ouverture et à l’analyse du dossier. Les informations transmises sont intégrées dans notre système afin de disposer d’une vision claire de la situation et de déterminer les actions à entreprendre.
Le processus de recouvrement débute ensuite par l’envoi d’une première mise en demeure conforme à la législation en vigueur. Celle-ci reprend notamment le mandat qui nous a été confié, les informations relatives à la créance ainsi que, lorsqu’elles sont applicables, les conditions générales de paiement.
Cette première prise de contact pose un cadre clair tout en laissant au débiteur la possibilité de régulariser rapidement sa situation ou de prendre contact avec nos équipes afin de rechercher une solution.
Relance par SMS
Lorsqu’aucune réaction n’est enregistrée à la suite de notre premier courrier, nous multiplions progressivement les points de contact.
Le SMS constitue un canal particulièrement direct pour rappeler au débiteur l’existence de son dossier et l’inviter à entreprendre une démarche de régularisation.
Intégré à notre stratégie multicanale, il complète les communications écrites et téléphoniques et contribue à maintenir un contact régulier sans multiplier inutilement les démarches administratives.
La relance téléphonique pour favoriser le paiement amiable
Le téléphone reste au cœur de notre approche amiable. Au-delà d’une simple relance, l’objectif est d’établir un véritable dialogue avec le débiteur.
Nos équipes cherchent à comprendre l’origine du retard de paiement, à répondre aux éventuelles questions ou contestations et, lorsque la situation le nécessite, à rechercher une solution adaptée. Un plan d’apurement raisonnable peut notamment être envisagé en fonction de la situation individuelle du débiteur.
Des appels de suivi sont organisés lorsque cela est nécessaire afin de maintenir le dialogue et de favoriser le respect des engagements pris.
Visites domiciliaires : une véritable plus-value
Lorsque les relances à distance ne permettent pas d’obtenir de réaction, nos démarches peuvent être complétées par une visite domiciliaire.
Nous disposons d’une équipe d’une quarantaine de conciliateurs répartis sur le territoire belge, principalement en Wallonie et à Bruxelles. Chaque conciliateur intervient dans une zone géographique déterminée et ses tournées sont organisées afin d’optimiser les déplacements. En moyenne, un conciliateur peut effectuer une cinquantaine de visites par jour.
Nos conciliateurs disposent des accréditations requises et sont accompagnés et formés en interne. Leur mission repose avant tout sur le dialogue : établir un contact, comprendre la situation et rechercher une solution permettant d’aboutir à un paiement ou à un accord. La visite permet également de recueillir, dans le respect du cadre légal applicable, des informations utiles à l’évaluation du dossier. Celles-ci peuvent contribuer à enrichir notre analyse de solvabilité et à déterminer la pertinence des prochaines démarches.
Envoi de la lettre juridique
Lorsque les différentes démarches de relance restent sans résultat, le dossier entre dans une phase plus formelle.
Une lettre juridique peut alors être adressée au débiteur afin de lui rappeler la situation, les démarches déjà entreprises et les conséquences possibles d’une absence persistante de régularisation.
Cette étape vise encore à obtenir une résolution sans procédure judiciaire. Elle constitue un signal plus ferme tout en laissant au débiteur une dernière possibilité de prendre contact, de payer sa dette ou de convenir d’une solution avec nos équipes.
Envoi de la mise en demeure par huissier
Lorsque l’ensemble des démarches amiables entreprises par nos équipes n’a pas permis d’aboutir à une solution, le dossier peut être transmis à une étude d’huissiers avec laquelle nous collaborons.
L’huissier de justice adresse alors une mise en demeure formelle au débiteur. Cette intervention renforce le caractère officiel de la démarche et constitue une étape supplémentaire avant l’éventuel engagement d’une procédure judiciaire.
Elle peut également provoquer une réaction et permettre d’obtenir une régularisation avant d’engager une procédure générant des démarches et des coûts supplémentaires.
Notre objectif reste le même à chaque étape : multiplier les possibilités de résolution amiable avant d’envisager la voie judiciaire, tout en maximisant les chances de récupération de la créance.